Cara Ganti Visa Researcher ke Student di Jepang – dan Kejutan dari Imigrasi

Datang ke Jepang sebelum tahun ajaran resmi dimulai punya konsekuensi yang tidak banyak orang tahu: kamu tidak bisa langsung masuk dengan visa Student. Kamu harus masuk dulu sebagai Researcher — dan nanti ganti visa setelah status mahasiswamu resmi.

Proses ini terdengar simpel. Tapi pengalaman saya sedikit berbeda dari yang saya bayangkan.

Kenapa Harus Ganti Visa?

Seperti yang saya ceritakan di halaman sebelumnya, saya tiba di Jepang akhir Januari 2020 — dua bulan sebelum tahun akademik baru dimulai. Karena status resmi saya sebagai mahasiswa baru berlaku mulai 1 April 2020, saya tidak bisa langsung masuk dengan visa Student (留学).

Solusinya: masuk dulu dengan visa Researcher (研究), lalu ganti ke visa Student begitu dokumen dari universitas sudah keluar.

Selama periode Februari–Maret, saya terdaftar sebagai research student — bisa bekerja di laboratorium dan beradaptasi, tapi belum berstatus mahasiswa resmi.

Dokumen yang Dibutuhkan

Untuk mengajukan pergantian visa, saya perlu dokumen dari dua pihak:

Dari NIMS:

• Kontrak kerja sebagai bukti dukungan finansial (gaji)

Dari Universitas:

• Surat keterangan resmi mahasiswa mulai 1 April 2020

Kedua dokumen ini penting — imigrasi perlu melihat bahwa kamu punya alasan sah untuk tinggal di Jepang sebagai student, sekaligus punya sumber pendanaan yang jelas.

Proses di Kantor Imigrasi Mito

Di pertengahan Februari, saya pergi ke kantor imigrasi di Mito, Ibaraki — karena domisili saya terdaftar di Tsukuba, wilayah tersebut masuk yurisdiksi kantor imigrasi Mito, bukan Tokyo.

Tips praktis: kalau kamu tinggal di Tsukuba, pilih Mito daripada Shinagawa (Tokyo). Kantor imigrasi Shinagawa terkenal sangat ramai dan antriannya bisa sangat panjang. Mito jauh lebih sepi dan prosesnya lebih nyaman.

Kejutan: Visa Tertahan Berbulan-bulan

Biasanya proses penggantian visa hanya memakan waktu 1–2 minggu. Tapi pengajuan saya tertahan hingga berbulan-bulan.

Saya baru bisa mengambil visa baru di awal April — hampir dua bulan setelah pengajuan.

Alasannya ternyata cukup masuk akal: karena saya masih berstatus research student dan menerima gaji kontrak Researcher sampai akhir Maret, imigrasi tidak bisa langsung menyetujui perubahan visa. Kalau disetujui di Februari, saya tidak lagi diizinkan bekerja dengan kontrak Researcher yang masih aktif.

Jadi imigrasi memberikan saya semacam “surat cinta” (hagaki) — kartu pemberitahuan untuk datang kembali mengambil visa baru di awal April, setelah kontrak Researcher saya berakhir.

Berikut gambaran timeline prosesnya:

Hidup Tanpa Residence Card — Tidak Nyaman

Jujur saja, selama menunggu itu saya cukup cemas.

Tanpa residence card yang updated, hidup di Jepang terasa tidak praktis. Banyak urusan administrasi dan layanan publik yang terhambat. Rasanya seperti hanya menjadi “turis sementara” — padahal saya akan tinggal lama di Jepang dan sudah mulai kerja di lab setiap hari.

Untungnya semua bisa terselesaikan, dan begitu visa Student di tangan di awal April, status saya resmi: mahasiswa S2 dan peneliti NIMS secara bersamaan.

Pelajaran untuk Kamu yang Akan Melewati Proses Ini

Kalau kamu berencana datang ke Jepang lebih awal sebelum April (tahun ajaran baru), catat hal-hal ini:

• Siapkan dokumen dari NIMS dan universitas sejak jauh hari — proses imigrasi tidak bisa dimulai sebelum kedua dokumen ini ada
• Pilih kantor imigrasi yang sepi — kalau domisili memungkinkan, hindari Shinagawa
• Jangan panik kalau visa tertahan — kalau situasinya mirip dengan saya (masih aktif kontrak Researcher), imigrasi akan memberi hagaki dan meminta kamu kembali di waktu yang tepat
• Persiapkan diri untuk hidup sementara tanpa residence card — tidak nyaman, tapi bisa dilewati