Pada kesempatan kali ini, saya akan membagikan pengalaman pribadi tentang bagaimana saya mengubah visa dari “researcher” menjadi “student” di Jepang. Pada akhir Januari 2020, saya mendapat kesempatan untuk datang lebih awal ke Jepang, sekitar dua bulan sebelum bulan April. Tujuan kedatangan awal ini adalah untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan baru serta mengenal suasana riset di lab tempat saya akan bekerja. Namun, visa researcher yang saya miliki hanya berlaku selama tiga bulan, sehingga tidak memungkinkan saya untuk melakukan beberapa hal administratif penting, termasuk mendapatkan residence card (在留カード), yang sangat dibutuhkan untuk berbagai keperluan di Jepang.
Setelah tiba di Jepang, sekitar 1-2 minggu kemudian, tepatnya pertengahan Februari, saya segera mengurus perubahan status visa dari researcher menjadi student di kantor imigrasi Mito. Memiliki visa student merupakan syarat mutlak untuk menjadi mahasiswa, sehingga proses ini menjadi prioritas saya. Pengurusan perubahan visa biasanya memakan waktu sekitar 1 hingga 2 minggu. Namun, dalam kasus saya, pihak imigrasi tidak segera mengirimkan surat pemberitahuan (hagaki) untuk pengambilan residence card. Setelah berkoordinasi dengan sekretaris lab, saya baru mengetahui bahwa pengiriman residence card sengaja ditunda agar saya bisa tetap bekerja sebagai peneliti di NIMS-GRA hingga akhir Maret. Akhirnya, pada akhir Maret, saya menerima surat pemberitahuan tersebut, dan saya diminta untuk mengambil residence card saya pada bulan April. Tepat pada 1 April, saya resmi mengambil residence card di kantor imigrasi Mito dan secara sah menjadi mahasiswa di Jepang.
Proses perubahan status visa ini sebenarnya cukup sederhana. Langkah pertama adalah datang ke bagian visa support di universitas dan meminta bantuan mereka untuk menyiapkan dokumen yang diperlukan. Biasanya, proses ini memakan waktu sekitar lima hari kerja. Selain dokumen dari universitas, kalian hanya perlu membawa paspor, pas foto, dan materai (印紙). Jika kalian berencana untuk bekerja paruh waktu, ada dokumen tambahan yang perlu disiapkan, seperti form yang perlu disetujui oleh pemberi kerja. Dalam kasus saya, karena saya bekerja di National Institute For Materials Science (NIMS), saya meminta sekretaris lab untuk membantu menyiapkan dokumen terkait kontrak kerja saya. Nantinya, saat mengambil residence card, di bagian belakangnya juga ditambahkan stempel yang menunjukkan izin untuk bekerja dengan batasan maksimal 28 jam per minggu.
Perjalanan menuju kantor imigrasi di Mito dari Tsukuba relatif mudah, karena tersedia bus langsung menuju Stasiun Mito. Dari stasiun, kantor imigrasi dapat dicapai dengan berjalan kaki karena jaraknya cukup dekat.
Saya sangat menyarankan untuk datang ke kantor imigrasi sepagi mungkin. Berdasarkan pengalaman saya, dengan naik bus pagi dari Tsukuba, saya bisa tiba di Mito sekitar pukul 7:30 atau 8:00 pagi, dan biasanya mendapatkan nomor antrean pertama atau kedua. Dengan cara ini, proses di kantor imigrasi menjadi lebih cepat, sehingga saya bisa segera kembali ke Tsukuba untuk melanjutkan riset. Jika kalian memiliki waktu luang, tidak ada salahnya untuk menikmati suasana di sekitar Stasiun Mito, karena ada banyak tempat menarik untuk dijelajahi.
Kesimpulan:
Mengubah visa dari researcher menjadi student di Jepang mungkin terlihat seperti proses yang rumit, namun sebenarnya cukup sederhana jika kalian mengikuti prosedur yang ada. Dengan dukungan dari universitas dan pemberi kerja, pengurusan dokumen bisa dilakukan dengan lancar. Penting untuk datang lebih awal ke kantor imigrasi guna menghemat waktu dan menghindari antrean panjang. Selain itu, perjalanan ke Mito bisa menjadi kesempatan untuk menjelajahi area di sekitarnya dan menikmati beberapa tempat menarik setelah urusan selesai.
